具体：给买家回复的信息无疑越具体，越能方便买家做出决策。通常买家也有自己的客户或用户，也需要将明确具体的信息传递给自己的客户，所以，如果内容不详细，肯定会导致买家或买家的买家再次发函追问，耽误大家的时间和精力。与客户成交的24种技巧
清楚：电子邮件也应象传统的商业书信一样，不论是排版还是语句都应整洁明了，少使用难懂的词语或表达法。
礼貌：礼貌的重要性自不用说，但商务礼貌与日常礼貌是有所区别的，要多使用正式的表达，少用口语语气，尊重对方的风土人格，禁忌和宗教信仰；人称表达上要尽量少用第一人称，多用“You”,以表示尊重对方，用第一人称时要用“We”代替“I”等等，很多买家在选择供应商时，特别是长期的合作伙伴时，特别注重供应商是否专业，除了经营产品专一，行业知识丰富外，一封地道的回复邮件也能显示供应商或业务人员的“专业功底”，提升企业形象。
