对于外贸企业的一般贸易业务， 出口退税 是很重要的工作。很多业务如果没有了 出口退税 就是亏损的，利润全在 出口退税 上。而“代理业务”更是如此。
出口退税工作会应用到电子口岸，会涉及到出口核销。
外贸企业的一般贸易，可能涉及到会计的工作，是从领用出口核销单开始的。登录电子口岸，进入出口收汇系统，申请领用出口核销单。然后带着电子口岸操作员IC卡去当地外汇管理局领取纸质出口核销单。纸质的出口核销单需在骑缝处盖公司公章，在公司名称和企业代码处盖公司名称章及企业组织机构代码章。(盖章可是体力活，一份出口核销单需要盖2个公章、3个企业名称及代码章;100份出口核销单就需要盖500个章，为外贸企业中需要干这个活的工作人员致以深深的同情...)然后再需要登录电子口岸，进入出口收汇系统，对领用的出口核销单进行备案，在哪里报关，就在哪个关区备案。备案可撤销。纸质的出口核销单应作为重要的票据保管，领用、退回、作废都需要进行登记管理。
业务人员领用出口核销单去报关后，相关人员应及时登录电子口岸，进入出口收汇系统，输入出口核销单号码，查询使用情况。如发现已使用，应及时在电子口岸交单，同时应打印出口 报关单 电子信息;然后进入出口退税系统，向税务部门提交信息。因为自出口报关至出口 报关单 退回公司，一般需要2周到2月的时间，所以通过电子口岸能够及时准确地得到出口信息。
出口报关单的电子信息有这几个重要的信息：
1、出口日期。出口日期非常非常重要。出口退税需在出口日期起的90天内完成，出口核销工作需在出口日期起的180天内完成(远期收汇除外)。会计工作的进度都是根据出口日期来安排的。***根据国函发(2007)1150号的通知，外贸企业在2008年1月1日后申报出口退税的，申报出口退税的截止期限调整为，货物 报关出口 之日(以出口货物报关单〈出口退税专用〉上注明的出口日期为准)起90天后第一个增值税纳税申报期截止之日。***
2、出口商品名称、计量单位和数量。
在收到增值税发票后，第一时间要与出口报关单的电子信息进行核对，核对准确后再进行发票认证工作。实务操作大家都理解，增值税发票认证后跨月重开是相当麻烦，需要去购货方税务局取得退货及折扣折让证明后才能退回销货方开具红票后重新开新票，往复不是一两天能解决的。而增值税发票未认证，在开票的当月重开，手续就简便多了。时间就是这样节省下来的。
增值税开票的商品名称与出口商品名称要保持一致。(以前处理过一笔业务，出口报关单名称是人造革，增值税开票名称是涤纶布。业务人员认为这是一样的，但申报出口退税的时候税务部门不认可，只能退票重开。)
增值税开票的计量单位与出口报关单上的计量单位也需要一致。出口报关单上的计量单位是根据HS编码确定的，因此一个好的习惯是先确认报关计量单位，再确定开票计量单位。当然千克与吨、米与码、件与打这类可以直接换算的计量单位是允许的。千克与件、米与公斤这类情况是不允许退税的，如果出口报关单的出口商品使用了千克，在备注栏里表明了件数，这时可以根据件数来开票申请退税;但是，由于电子口岸的出口报关单电子信息是看不到备注信息的，如果等纸质的出口报关单退回时再发现没有备注栏信息，这是再退回已开的增值税发票就比较晚了，因此这样操作存在风险。
数量上，如果内贸和外贸的货物合并在一张增值税发票上开具了，立刻退回，因为在增值税纳税申报的时候，是根据单张发票开确定出口退税还是内贸抵扣的，不可能把发票一拆为二，一部分出口退税、一部分内贸抵扣，不符合税务局内外贸分开核算的原则。不同运编号的货物也尽量分开开具增值税发票，因为不同运编号的货物可能出口日期不同，在出口退税时要么合并退税，要么去税务部门开具增值税分割单后分别退税，在操作上都是比较麻烦的。
3、出口金额。出口退税有个重要的数据，就是换汇比，计算公式：换汇比=增值税开票不含税金额(人民币数)÷出口金额(美元数)。不同的出口商品有不同的出口换汇比正常区间，过高或过低的换汇比都影响出口退税审核。可以这么理解，过高的换汇比代表了过低的利润率甚至于亏损，肯定是不正常的，有骗税嫌疑;过低的换汇比代表了过高的利润率，也不是正常的，有偷逃外汇管制的嫌疑。(有个网上的传言，A股证券市场上有大量的日本资金在炒作，就是通过高报出口价格进入国内的。)
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