文件整理
1． 文件组收到船公司的LOADING LIST 后，与台帐核对，已经装上船的，应立即向客户催要补料。
2． 文件组需核对船公司的LOADING LIST 及费用清单，如有发生超堆费、超期柜租的，而客服尚未确认的，应立即通知客户，要求其书面确认，并在台帐上登记。
3．文件员根据客户提供的补料，先与客户核对清楚后再向船公司提供补料，争取在短时间内将提单资料核对清楚，并根据客户的要求签发HB/L或MB/L。
4． 提单的缮制应注意以下几点：
1） 提单的内容应完整、准确，必要的信息不可留空，包括：SHIPPER、CONSIGNEE、NOTIFY PARTY、VSL‘S NAME/VOY、POL、POD、PLACE OF DELIVERY、MARKS、CARGO DEscrīptION、CNTR NO。/SEAL NO。，DELIVERY AGNET 等。
2） 提单表面应清洁，避免过多涂改，一份提单最多不可超过3个更正章。一些重要的项目，比如船名/航次、卸港、箱号等不可更改。
3） 应要求客户提供提单上收货人或通知方的电话、传真、联系人。
4）客户要求出船证的。船证的内容（比如船级社、船龄的要求）应与相关船公司核实确认。
5）如客户要求倒签提单的，原则上短航线倒签不超过三天，长航线不超过七天，在收到客户保函后，交操作部经理或公司主管领导签字，必要时可要求客户提供信用证核对方可签发。
6） 外代提单不允许预借。
5． 使用我司目的港代理收运费或代放货物时，应注意：
1） 出我司HB/L给客户，HB/L上打真正的收货人与发货人，并可注明到付运费的金额，DELIVERY AGENT 为我司代理。
2） OB/L上面SHIPPER为我司，CONSIGNEE、N。PARTY均为我司目的港的代理，其它资料与HB/L相同，将OB/L电放给我司代理。
3） 事先明确我司与客户及船公司的运费支付条款（预付或到付）。
4） 制作CHARGES SETTLEMENT，列明货物相关信息及要求代理收取的费用，支付给船公司的费用，代理费及应退给我司的费用。
5） 制作放货通知书，通知代理是凭正本HB/L放货还是HB/L电放，然后与OB/L COPY件、HB/L COPY件，OB/L电放信、CHARGE SETTLEMENT 于船开后尽早一起传给代理。
6） 对代理有向我司退代理费的，应在台帐上注明，并输入电脑。
6． 缮制美线提单时，应注意：
1） HB/L与OB/L的缮制可参考第5项
2） OB/L上注明我司与船公司的S/C号，但HB/L上不得显示该S/C号
3） 核对货名、价格、中转港，必须与合约中规定的一致
7．将与客户核对无误后所处的正本提单并提单交接单交财务，以便财务在收妥运费后放提单给客户。具体放单、放货办法根据我司相关规定执行。
8．将提单号、提单日期填在台帐上，并将文件费、电放费、拖车费、报关费、超堆费、改船费、改单费等货物在港期间发生的费用输入电脑，核对无误后通知财务。
9． 将台帐、提单、与代理的CHARGE SETTLEMENT（若有）复印交财务签收。
10．费用通知财务后不可缮自更改，特殊情况可填写费用更改单，列明更改费用项目、金额、更改原因，由操作部经理签字，再交财务部。但需注意以下几点：
1） 海运费的更改需由公司领导批准同意；
2） 改船费、超堆费等杂费需在通知财务前输入清楚；
3） 因漏输、错输费用造成公司损失的，按公司相关规定给予责任人处罚。
11． 将台帐分船公司按月份存档。
