“货运代理人”一词来源于英文“freight forwarder”和“ forwarding agent”两个词组。由于英文“freight”一词具有运费、装运的货物、普通货物运输等几层含义，“forward”一词则具有转运、转递、转交等含义，“forwarder”一词通常被称为转运人，对于“freight forwarder”这个英文词组，不仅非英语国家和地区有不同的译法（法国译为“transitaire”，德国译为“spediteur”。在我国，有人译为“货运代理”、“货运代理人”，有人译为“运输代理人”、“货物运输行”，还有人译为“承揽运送人”、“运输承揽人”、“货运承揽人”。）,英语国家和地区也有不同解释。到目前为止，尚未形成一个各国公认的、统一的货运代理人的定义。因而，不同的国家和地区对货运代理人有不同的称呼，不同的理解。
英国朗曼现代英语词典将“forwarder”解释为“转运人，特别指提供确保和便利委托人的货物直达目的地的服务（如接收、转运或交货）的代理人”。
美国韦伯斯特第九版新大学生词典将“forwarder”解释为“转运人，接受需要运输的货物，并将其交付承运人输送到适当的目的地的人”。
美国《布莱克法律词典》第五版将“ forwarder”解释为“其业务为接收货物，以通过仓储、包装、整车装运、交货等方式加以进一步处理的人或行业”，并将“freight forwarder”解释为“惯常业务过程为将小件装运货物集中、拼装成为一整件，并负责将其从接收地运输到目的地的人。……freight forwarders收集、拼装不够整车装载的货物，并确保公共承运人通过整车装载方式长途运送各个托运人所有的货物”。而将“ forwarding agent”解释为“将不够整车装运的货物（小件货物）集中成整车装运的货物，因而从较低的运费中取得利益的freight forwarder。其业务是为了他人而接收、运输货物的公司或个人”。
美国《船务和货运代理业务词典》则将货运代理人定义为“准备航运单证、安排舱位、投保并办理关税手续，以取得费用的商业组织”。
《日本商法》第五百五十九条规定“运输代办人是指以自己的名义，以代办物品的运输为业的人”。
我国台湾地区将货运代理人称之为“承揽运送人”，并将其定义为“以自己之名义，为他人之计算，使运送人运送物品而受报酬之营业也”。
司玉琢教授主编的《海商法大辞典》对“货运代理人”的定义是“又称‘运输代理人’、‘货代’。接受他人委托，为了委托人的利益办理货物运送的人”。与此相应，将“国际货运代理”定义为“根据客户的指示，并为客户的利www.16078.com益而揽取国际货物运输的人，其本身并不是承运人”。
国际货运代理协会联合会（fiata）的有关文件将货运代理人定义为“根据客户的指示，并为客户的利益而揽取货物运输的人，其本身不是承运人”。《国际货运代理示范法》在将货运代理服务定义为“各类与运输、拼装、积载、管理、包装或分拨相关的服务，以及相关的辅助和咨询服务，包括但不限于海关和财政业务、官方的货物申报、货物保险、取得有关货物的单证及支付相关费用等”的同时，将货运代理人定义为“与客户达成货运代理协议的人”。按照这种理解，国际货运代理人是指向客户提供各类与货物的国际运输、拼装、积载、管理、包装或分拨相关的服务，以及相关辅助和咨询服务的人。
联合国亚洲及太平洋经济和社会理事会则认为最初“货运代理人是代表进/出口商进行装/卸货物，储存货物、安排当地运输、为他的客户索要应付款项等业务活动的佣金代理人”，并解释称“货运代理人代表其客户取得运输，而本人并不起承运人的作用”。
对外贸易教育出版社出版的《对外贸易运输》、对外经济贸易大学出版社出版的《国际贸易运输》、《国际货物运输实物》、中国对外经济贸易出版社出版的《国际货物运输实用手册》皆将国际货运代理人定义为“接受货主的委托代表货主以托运人的身份办理有关货物报关、交接、仓储、调拨、检验、包装、转运、订舱等业务的人”。
1990年7月13日对外经济贸易部颁布的《关于国际货物运输代理行业管理的若干规定》规定“国际货物运输代理是介于货主与承运人之间的中间人，是接受货主或承运人委托，在授权范围内办理国际货物运输业务的企业”。
1995年6月6日国务院批准的《中华人民共和国国际货物运输代理业管理规定》第二条则规定“国际货物运输代理业，是指接受进出口货物收货人、发货人的委托，以委托人的名义或者以自己的名义，为委托人办理国际货物运输及相关业务并收取服务报酬的行业”。《中华人民共和国外商投资国际货运代理业管理规定》第二条还规定“外商投资国际货物运输代理企业是指境外的投资者以中外合资、中外合作以及外商独资形式设立的接受进出口货物收货人、发货人的委托，以委托人的名义或者以自己的名义，为委托人办理国际货物运输及相关业务并收取服务报酬的外商投资企业”。
由于世界绝多数国家都允许国际货物运输代理企业接受承运人的委托，代为办理国际货物运输及相关业务，我国有关公路、铁路、水上（国际海上运输除外）、航空运输和多式联运的法规和规章，也都允许货物运输代理企业代理承运人承揽货物，办理相关运输手续，事实上我国许多国际货物运输代理企业也都取得了经营国际铁路运输、国际航空运输销售代理业务的资格，参照世界各国做法，结合我国实际情况，我国国际货物运输代理人的完整定义应当是指接受进出口货物收货人、发货人或承运人的委托，以委托人的名义或者以自己的名义，为委托人办理国际货物运输业务及相关业务，并收取服务报酬的企业。
尽管世界各国因货运代理业的历史发展、管理体制和法律文化等的不同，对于货运代理人的称谓、定义有所不同。但是，基本上都认为货运代理人是受运输关系人的委托，为了运输关系人的利益，安排货物的运输，提供货物的交运、拼装、接卸、交付服务及其他相关服务，并收取相应报酬的人。其本身不是运输关系的实际当事人，而是运输关系实际当事人的代理人。
