出口代理的工作范围可以分为六个主要部分：（1）联络；（2）展前客户联系；（3）单证办理及通知现场代理；（4）最佳运输；（5）现场支持；（6）展后处理/回运；
1、联络
为了进行有效的联络，协会成员必须都能够使用英语进行联络。所有代理都必须有员工可以说流利的英语。联络的第二个因素是设备。所有代理都必须有常设的国际直线电话、电传和传真设备。一些发展中和第三世界国家政府可能限制使用传真，这种情况除外。在其他无限制的情况下，本节所列设备是必备的。最后一个要求也是很明显的一个要求，但是却不时被忽略的要求是所有代理必须有一个明确的同邮政地址，因为代理可能还有其他业务和其他地址。
2、展前与客户联系
在6个工作部分中，这一部分可能是最关键的。因为这一部分工作中任何一项未完全做好都会给展出者的展出工作带来麻烦。
作为协会会员的出品代理给展出者的要求必须是内容明确、简洁（展出者不会阅读空洞冗长词句），最重要的是不能有歧义。要求必须使用展出者的语言。出口代理有义务安排翻译（由现场代理或展览会组织者发出的）基本运输要求，在任何情况下，不允许出口代理将运输要求原封不动地转给展出者。
当然，在一些情况下语言困难、在更多情况下缺乏地方和技术知识使基本运输要求阅读不易。作为协会会员的出口代理要努力将要求翻译的清楚、全面，使展出者能读懂。
要求必须包括以下内容：
（1）单证文件。世界各地的现场代理需要办理许多不同的单证文件。因为需要准确的单证说明，最好有样本。要建议展出者利用ATA通关单证册以最大限度地减少单证文件，并出具“授权签字和修改函“
必须让展出者完全了解手续规定，包括从本国出口并进口到展览会所在国，以及办理手续所需的时间。
（2）包装/标识。出口代理应当了解运输方式和路线，必须让展出者知道展览会所在国有关包装的规定，并注明对特殊货物的包装标准。出口代理必须确保所有包装都按基本要求印有标记。
（3）截止期。截止期必须明确，并被执行便货物能按要求的时间运到目的地。截止期必须包括所有选择，也就是空运截止期、海运截止期、陆运截止期和铁路运输截止期，以及拼装或整装运输截止期。出口代理必须在展览会开幕前至少90天提出截止期要求。这对于需要远程海运的运输尤其重要。
（4）其他情况。还必须让展出者知道有关其产品和展览会所在国的任何特殊规定，也就是：限制的物品、随时携带的物品、进口特别要求或审查等等。同时，对进口或重要的任何限制也应当告知展出者。
3、办理单证文件以及通知现场代理
货物启程时必须将展品情况和搬运细节用电信方式通知现场代理；展出者、展台号、展品运到展台的要求时间、箱数、尺寸、毛重、净重、体积、CIF价格。运输细节也必须包括在内：航班号、提单/空运提单号、卡车货车/集装箱/铁路货车号。
获取形式发票/装箱单（或相同的文件）以及运输单证（空运提单、提单等）后必须尽快用传真发给现场代理。现场代理要求的可转让单证要按现场代理的时间表和基本运输要求的规定份数分两份用航空快邮或航空快递发出。
作为协会会员的出口代理必须确保按基本规定提供正确、完整的单证，以避免办理海关手续的延误。
4、最佳运输
考虑到货物的特性、预算和时间限制、作为协会会员的出口代理应当向展出者建议最佳的运输方式和路线。此建议的根据是前面所提到的标准，对展览会所在国的了解和基本运输要求。
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