RFP指的是什么

RFP是指需求建议书，从顾客的角度出发，全面、详细地向服务商陈述、表达为了满足其已识别需求所应做的准备工作。也就是说，需求建议书是客户向服务商发出的用来说明如何满足其已识别需求的建议书，是客户与服务商建立正式联系的第一份书面文件，又称招标书。

RFP一般由客户起草，主要描述客户的需求、条件及对项目任务的具体要求。一份完整的需求建议书主要包括满足其需求的项目的工作自述、对项目的要求、期望的项目目标、客户供应条款、付款方式、契约形式、项目时间、项目申请书的要求等。

RFP书写要求

1、在第一行正中写“建议书”三个字

2、写接受建议对方的名称

3、正文：

（1）建议的原因或出发点，便于对方考虑

（2）建议的具体事项

4、表达建议者的愿望

5、结尾写表示敬意的话，如“此致敬礼”等语

6、写上建议者的名称和写建议书的日期

书写RFP要认真负责、严肃对待，内容具体，语言精练。

需求建议书格式结构

1、标题

2、称谓

3、正文（开头部分，主体部分，结尾部分）

4、署名及时间

RFP必要性

RFP是客户为确保供应商理解项目的需求，并在此基础上提供项目建议书而编制的需求规范。虽然它不能确保客户据此就能获得理想的解决方案，但却可以帮助客户发现那些尽可能接近自身需求的系统准备。其目的是从客户自身的角度出发，通过全面、详细地陈述，使开发商或项目团队理解客户所希望的是什么，以可行的价格满足客户的已识别的需求。

对于一些预算较少的客户，开发商往往不愿意花精力准备正式的方案建议书，这种情况下，客户的需求建议书就变得很重要。事实上，项目无论大小，都需要编写需求建议书。

1、RFP需要描述用户的目标与需求。编制需求建议书的过程也是客户进一步明确自己的目标与需求的过程，并以此建立起客户与供应商进行深人沟通的桥梁。

2、需求建议书可节省选型的时间，并使得对各供应商之间的比较变得更容易。客户提供给所有竞标供应商的信息都是一样的，避免了跟各开发商的重复沟通，同时，有需求建议书作为基准，客户可以约束各开发商以一致的格式提交方案建议书，以提高各供应商之间的可比性。

3、需求建议书可以避免一些潜在的疏漏。在准备需求建议书时，客户往往会因为太过关注具体细节而忽略了一些重要的因素。收到需求建议书后，有的供应商可能会主动对这样的疏漏提出质疑以提醒客户。还有些开发商为了使自己的方案建议书更具有吸引力，甚至会提出一些需求建议书没有涉及的好想法来拓展客户的思路。

RFP一般原则

需求建议书应该由用户编写，但各种客观因素的限制，实际上很难做到。所以，很多时候都是由用户与项目小组共同编写。编写优秀的项目需求建议书没有公式化的方法，需要大量的实践经验。以下是编写需求建议书需要把握的几个原则：

1、需求应该是正确的。每个需求必须精确描述要交付的功能。

2、需求应该是可行的。项目的需求应该在有限的资源（已知的能力、有限的系统及其环境）下是可实现的。

3、需求内容应该是必要的。需求建议书中的每个需求都应该有相应的出处。

4、需求内容应该有优先权。优先权是由客户或其代理及项目小组共同商讨后建立的。一般优先权有以下三个级别：高优先权；中优先权；低优先权。

5、需求内容应该是明确的。需求不该有歧义，要避免使用一些对于拟订项目需求建议书的人很清楚，但对于其他人模糊不清的词汇。