接单--->登记台帐建立流程表--->查询到港信息--->进口换单--->报关报检--->结算--->放货--->制定货发POD--->归档
操作方法和步骤
1. 接单
1.1 制定货:每天注意查收国外代理发来的货物预告后,了解代理名称提单号名品件数重量预到付船名航次预计到港日收货人资料等有关信息.对于内容不清楚或有疑问的预告,应当天与国外代理联系并确认.
1.2 自揽货:接收销售人员或客户送(寄)来的进口单据,了解换单代理的名称提单号名品件数重量预到付港日等相关信息.对于内容不清楚或有疑问的单据,应当天与客户联系并确认.
2. 登记台帐
2.1 <海运进口业务台帐>(以下简称<台帐>)是海运操作人员用于掌握午夜情况,便于与客户联系的自备用表,在接到单据或预报后应立即进行登记.
3. 编制<海运进口操作流程表>(以后简称<流程表>)
3.1 <流程表>是海运进口最重要的操作文件,贯穿整个业务操作过程.
3.2 接单当天必须完成<流程表>的建立
3.3 指令清楚,操作要求明确.
4. 查询到港信息
4.1 向船公司或船(货)代查询货物的到港日期.
4.2 将查询结果登记在<台帐>及<流程表>上.
5. 通知收货人
5.1 对必要的制定货,填写并传真<海运进口货物催地通知单>给收货人.
5.2 接到收货人提供的进口提单后,应进行审核:提单的倍数是否正确,完整,清晰.
6. 换单
6.1 船到前,背妥换单单据,包括:背书的正本提单或电放通知和提单副本;
6.2 船到后,到船公司或代理处换单.
7. 报关报检
7.1 若收货人自报关报检,应积极与收货人联系,了解通关状况,必要时给予指导.
7.2 若客户要求我司代报关报检,需提供如下单证:
(1) 报关委托书
(2) 进口报关单
(3) 发票
(4) 装箱单
(5) 合同
(6) 海关减免税证明
(7) 机电产品进口登记表
(8) 登记手册
(9) 报检委托书和商检注册号
(10) 海关或商检需要的其他监管单证及信息.
A 接收客户提供单据时,操作员应对所有单证进行审核.审核内容包括:
(1) 各进口企业所提供的装箱单和发票虽然在格式上不一样,但内容大体一致,所显示的起运港目的港品名重量体积件数单价金额成交方式等内容必须完整,且各种单据必须一致.
(2) <减免税证明>上所显示的申请单位到货口岸品名必须与提单发票装箱单上的有关内容一致,<减免税证明>上所显示的货物数量及金额必须"大于"或"等于"提单发票装箱单上的有关数据.
(3) <机电产品进口登记表>上所显示的申请单位到货口岸品名必须与提单发票装箱单上的有关内容一致.<机电产品进口登记表>上所显示的货物数量及金额必须"大于"或"等于"提单发票装箱单上的有关数据.
(4) <登记手册>上所显示的内容必须与提单装箱单及发票上的有关内容一致.
B 报关单证如不齐全或内容有误应立即与收货人联系,以免业务操作中发声困难.
C 审核无误后,登记<海运进口单证流传单>,将单证转给报关行.
D 对通关状况进行跟踪,对报关中出现的问题应即是与报关行收货人协调解决.通关后,及时通知收货人.
E 操作员收到报关行退回的报关报检单证后,应在<海运进口单证流传单>上登记后退给收货人并做好签收.
8. 结算
8.1 费用确认:
操作员将所有应付款项填写进<海运进业务交接单>的应付栏内,交销售员与收货人确认收费明细,由销售员填写<海运进业务交接单>中的应收应付款项,内容应正确无遗漏后即是准确的开具业务发票并收款.若发现错误,应及时通知操作员或销售员纠正.
9. 放货
对指定货,收货人到我司换提单时,必须递交正本已背书提单.如收货人无正本提单,须查询国外代理,凭国外代理的电放通知和收货人在提单上的背书后方可放提货单.
A 收货人自提货:结算员收款后直接将提货单放给收货人并做好签收.
B 我司送货:海关放行后,操作员根据收货人的送货要求,制作<派车单>,通知车队送货.
10. 制定货操作完毕后,发POD给国外代理
放货后,通过电脑或者传真向国外代理发POD.
11. 存档
每笔业务做完后,认真整理业务文件,对所有原始资料应妥善保管,整理归档备查.
11.1 存档文件
A 交接单
B 流程表
C 箱单发票的复印件
D 提单复印件
E 派车单
F 海运进口单证流传单
G 海运进口运杂费确认单
11.2 操作员对全套业务文件进行核对:
(1) <交接单> 中的相关内容应正确无遗漏
(2) 在同一票业务的各种操作文件中,下列内容应完全一致
A 业务编号及收货人名称
B 目的港.船名航次及提单号
11.3 每票业务结束,操作员将所有文件进行装订和标识后转给档案管理员:
A 每套业务档案应将<交接单>作为封面进行装订
B 每套业务档案应根据其业务编号来作为业务档案的序号.业务编号是归档标识也是查询的索引号
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