为了加强对公司存货的控制,提高公司的基础管理水平,进一步规范物料的进销存,保管和控制程序,维护公司资产的完全完整,加速资金周转,特制定本制度,具体如下:
一,物料的验收入库:
1.材料到达公司后,仓管员根据公司的采购订单,核对材料的编码,名称,规格是否一致.特别是对材料的编码进行核对,看是否与仓库现有物料的编码是否一致,如果存在同一种物料有多种编码的话,要上报其主管进行修正.
2.材料须经过使用部门或请购人员及检验人员对质量检验合格后,方可办理入库手续.
3.对于需要地磅过称的物料,要经过财务,仓库,.供应商三方一起过磅确认后,才能够办理确认入库的数量.
4.采购的材料,经检验合格后,要及时办理采购入库手续,当天采购到达公司的物料,原则上要当天要办理完采购入库手续,如果有特殊原因,应在次日上午办理完毕.采购入库单上要有仓库,品检和供应商的签名.
5.供应商赠送的物料,也要办理入库.可在ERP中制作其他入库单.
6.由于生产急需或其他原因不能形成入库的材料,仓管员要到现场核对验收.
二,物料的保管
1.材料验收入库后,需按不同的类别,特点和用途进行分类存放,对于同一种材料原则上要放在一起,但如果空间不够时,要在标签上注明此种物料还有的所存放在什么位置,但存放位置不能超过两个.
2.物料存放后,要在相应的物料上或其旁边的货架上贴物料标签,标签上要注明物料的编码,名称,规格及其他必要的相关信息.
3.所有物料存放时,要排列整齐,数量多时,要打包存放.如:1000个一箱,100个一袋等.然后摆放所余的零头.
4.仓管员对定期不定期对所保管的物料进行清扫,确保所存放的物料清洁.
三,物料的发放:
1.仓管员凭领料人的领料单如实领发,原则上要求所有的物料发出都要有相应的ERP领料单,并有领料人,及领料人主管签名方可发料.如果急需发料,或其他原因,可先用手工的单据发料,并要求有领料人及其主管人签名才可以,并要求领料人事后要补相应的ERP领料单,同时再要求在ERP领料单上补签名字.且要求手工单据更换ERP单据的时间不能超过两个工作日.
2.仓管员发料时,要核对库存的物料与ERP领料单上的物料编码是否一致,如果不一样时,要及时上报其主管进行修正.确保发料与实物的名称,编码都一样,
3.若没有领料单,或者领料单上面签字不清或被涂改的,以及没有相应领料人主管签名的,仓管员有权拒绝发料.
4.任何人不办理领料手续不得以任何名义从仓库内拿走物料,不得在货架上乱翻乱动.
5.生产部门领料时,应在ERP中开材料出库单.其他部门领料时,应在ERP中开其他出库单,并在部门中填写相关部门.备注里面注明该部门领用此材料的用途.
四,物料的退仓:
1.由于生产计划的更改引起领用的物料剩余时,应及时办理退库并办理退库手续,在ERP中开其他入库单,注明退仓的订单号,并在备注里注明退库的原因.
2.如果是由于生产当中产生的废品或者次品,也应及时办理退库.并且此类物品应另外存放,并注明.在ERP中开其他入库单,并在备注里注明退库的原因.
五.仓库的记帐:
1.仓库记帐的基本原则就是:只要发生物料进入仓库时,都要办理相应的入库手续,并记入仓库数量明细帐的借方(入库);同时,只要物料发出仓库时,也应要办理相应的出库手续,并记入仓库数量明细帐的贷方(发出).确保帐证相符,帐实相符.
2.仓库的记帐也要具有连续性:也就是说仓库帐本上面的每次的结存数=上次的期末数+本期入库数-期末结存数.如果需要盘点时调整,也应办理盘点调整手续.登记在仓库的帐本上面.
3.仓库的帐本不能随便涂改,如果发生记错数字时,应划线更改,并签名确认;
4.仓管员要根据有关的入库单和领料单记帐,严禁私自乱记帐
5.仓库的帐本上不允许出现负数.
六.仓库单据的设立及保管:.
仓库的单据都是原始单据,非常重要,为了便于查找,整理和保管,现要求如下:
1..采购入库单与调拔入库单,其他入库单,其他出库单全部用ERP单打印出来,如:交给财务固定为黄联
2.生产领料由于数量多,可以合并打印,要求仓库全部用手工制作生产领料单,同时要有相应的项目:仓库,订单号,材料编码,材料名称,规格型号,数量,单位,领料的部门,日期,还要有单号(要求单号要有连续性),要求的纸张统一为四联二等纸,分给每个部门的一联都应固定的,如交给财务的为黄联.
3.仓管员应对入库单及领料单按单号进行排序整理,少单或者单据手续不齐全,仓管员要负责.同时仓库主管及财务成本核算员应定期不定期的进行抽查.
七.仓库的盘点:
1.仓管员应对所保管的物料进行日常盘点,查核帐面与实物的数量是否有差异,并查找差异原因.
2.财务会定期不定期对仓库进行盘点,要求仓管员要进行全力配合.盘点时,有所在仓的仓管员,仓务员,收发员及盘点人员进行一起抽盘,在盘点时,仓管员当时应对盘点的数量进行确认,盘点完后,可以允许盘点误差范围为5%误差范围内的物料盘点数量可以进行复盘更改确认,超过此误差比例视同为盘点错误.财务会在盘点分析报告里注明,同时追究盘点人的责任!
3.盘点数量误差的规定:单价在1.00元以下的物料,误差率为:1%,单价在1.00-5.00元之间的物料,误差率为:0.1%,5.00元以上的不存在误差率
4.盘点完后,如果存在盘盈及盘亏的情况,财务成本核算员要统计出来,然后由仓管员签名,仓库负责任人签名.然后交公司领导处理盘点结果,最后,仓库可根据公司领导批准后的结果进行帐目调整.
八,仓管员的招聘与辞工手续的办理:
1.所有招聘的仓库员经过仓库负责人面试后,决定是否复试.然后复试的人员要由财务成本主管进行有关的复试:对其数字敏感程度,职业道德,记帐的基本知识等向人力资源部提出相关意见.
2.仓管员提出辞工申请时,仓库主管应核对其所管辖的物料的实物数与盘点数是否一致,打印出盘点单,并对其所保管的帐本与原始单据进行查看,仓管员辞工时应办理交接,然后仓库负责人在辞工手续上签名.成本主管应对所提供的资料进行审核签名.最后交人力资源部进行审批.
九.对仓库工作的监督和评估:
对仓库工作的开展,其他相关部门可以提出合理化的建议和相关要求.特别是财务部门会对仓库的物料,以及帐目等要进行审查.同时要求其他部门一起来对每个仓库进行评估.具体评估的对象如下:
