在出口销售中你如何应对来自千里之外的客户想要购买你的产品的电子邮件？每个出口销售交易必须包含产品描述、价格、数量和运输等基础信息，但在这些范围内，还有许多其他细节可能出错。所以在签订销售合同时对其中的条款进行说明是很有必要的。除此外还需要了解什么，下面我们一起来看一下成为一个合格的外贸员需要具备什么？
当一个客户发来电子邮件，询问关于你所生产的特定产品的信息时。主要不要倾向于缩小你的产品范围，虽然缩小范围可以使客户充分了解，但扩大你的产品范围会给你的客户更多的选择，这样可以扩大销售的范围让客户更全面的了解你。
外贸员在谈业务时需要注意什么" />
一旦你明确了有哪些产品是客户需要的时，就可以从这里开始深入了解。在当客户询问时详细的介绍产品会比概括要好，因为现在的顾客可以通过互联网了解到关于产品的所有信息。包括产品特征，颜色、尺寸、价格、材料组成、照片、产品保证（如果有的话）以及相关的其他内容。在介绍时一定要区分你的产品与其他产品的不同之处。这样可以帮助你更好的在客户的选择中脱颖而出。
注意：提交照片时要小心，如果你最终运送的产品与照片中的产品不完全一样，你可能要承担责任。
介绍过后，客户就可以选择适合他的市场客户需求的东西了。因此，一定要在每个报价页面上注明日期，并说明 "该业务须经总部事先批准"。这样做的原因是当客户不着急选购时，一年后再来找你，根据你原来的报价，他接受了。到那时，产品可能已经停产或价格更高。这给了你一个机会，让你可以根据当前的条件提出一个新的报价。
无论你是进口商、出口商、经纪人、顾问、律师、银行家、运输商、保险公司或有志于国际贸易的企业家，你都应该熟悉Incoterms规则，这些规则被认为是国际货物销售合同中必须使用的。掌握《国际贸易术语解释通则》对编制形式发票尤为重要。
进口商和出口商必须事先就各自的角色以及销售的条款、条件和定义达成一致。买方和卖方应该知道风险在哪里开始和结束，谁负责什么（例如，费用和文件），谁拥有什么，在什么地点。
例如，为了确定F.O.B.（船上交货）、C.I.F.（成本、保险和运费）、C&F（成本和运费）的定义以及它对销售合同的影响，你应该学习国际贸易术语。
尽管你认为当你的客户接受了你的建议，你就可以发货了，事情没那么简单。你仍然需要开出形式发票（proforma invoice）。形式发票具有普通国内发票的所有熟悉的组成部分--产品的描述、费用和销售条款的逐项清单。
一旦你的客户批准了形式发票，它将成为你该订单的实际发票。客户也将使用形式发票来获得任何必要的资金或进口许可证。你的客户应该用一两句简短的书面话语来表达接受，如以下内容（通常通过电子邮件），并签名。"我们接受你的第1234号形式发票，针对我们的P.O.号码ABCD。" 然后你将回应。"承认并确认你的P.O.号码ABCD与我们的第1234号形式发票"。
