1、整理客户资料需要清晰的分类
最广泛最实用的一种分类是按客户的意向来分。一般分为：潜在客户、意向客户和成交客户三大类，当然按个人习惯，也可分为A级、B级C级等，但要提醒的是，如果按A级B级C级来划分客户，必须要有明确的、可量化的标准来判断客户属于哪个级别。如果有必要，对不同类型的客户，采用不同的笔记本来记录。
2、制定跟进规则
比如每天要积累多少新的客户？评价客户质量的标准是什么？第一次联系要说些什么？第一次联系需要弄清客户哪些情况，以便快速判断客户是哪种类型的客户。然后对潜在客户、意向客户、成交客户要保持怎样不同的联系频率？记录哪些不同的信息？需要投入多少的时间成本？联系的目的及内容是什么？哪些需要重点跟进？等等。
3、及时客观地记录跟进过程
不论你是通过电话联系客户，还是面对面拜访，不管客户有无意向，都应该快速把它的情况记录下来，所以除了上面三个客户分类的本子，你还得有一个记录平时工作零碎信息的杯子。对客户有效信息的捕捉和累积可以帮助我们从中找到规律，而对客户需求和沟通的记录可以找到销售的突破口，也为自己以后的工作计划安排提供了依据。
4、定时更新客户状态，总结跟进进展
除了记录，定时总结自己手上的客户及跟进情况也是客户资源整理很重要的一环。每天应留出时间来对零碎的工作进行归纳总结，这样才能把有用的即时信息变成你客户本上的真正资源。定期浏览潜在客户本里的跟进记录可以帮助你发现意向客户，而不是让它永远停留在潜在客户本中。对已成交客户须注明签单金额、到期服务时间及潜在需求等，维护好客户关系，争取能产生二次销售或者客户介绍客户的效果。
5、借助有效的客户资源整理工具
你可以分散地借用多个工具来协助你进行客户记录和资源整理，比如一个笔记软件，一个提醒软件等，借助这类资源整理软件的好处多多，基本上可以解决以上所有问题。学习的目的不在于学了什么内容，而是学会解决问题的方法，并落实到行为上。
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