外贸邮递样品的窍门

一、明确自己公司的寄样原则

1、清楚自己公司的定位及海外拓展策略

·是实力有限, 海外拓展初期的、希望有力控制公司销售成本的公司?还是实力雄厚、希望加大海外拓展力度，愿意多投入的公司?

·是前者，可以量入为出;是后者，样品方面(样品、运费)可多做预算。

·建议根据客户等级建立样品寄送标准。

·从公司的角度对一定销售期间的样品数量及金额做预算。

2、对潜在客户作深入的分析判断

·一般来讲，对于合作已久，知其底细的老客户，可考虑样品费、运费全免。

·设计客户背景调查表(见附件)，用以了解新客户;如果是有诚意的客户，不会计较互相深入了解，而且会提出很有针对性的询价和寄样要求。

·对于有诚意的新客户，可告知虽然样品可免费提供，但从发展双方业务计，请对方付运费。

·希望能一次性提供多个样品，且不愿支付任何费用的，经进一步详细分析(对方公司背景，样品用途等)后，酌情处理。

3、与产品相关

·从公司的角度，首先要明确样品及运费成本。

·要让客户知道，即使样品免费，无论其货值如何，都是您公司的运营成本。

·样品价值高、运费也贵的，无论新老客户，请对方谅解，本着共同发展的原则，希望对方分担运费。

·可事先准备标准模版信，就样品寄送问题作基本阐明。

4、了解客户索样的用途，为今后订单铺底。客户常见的索样用途有以下几种：

·纯粹收集样品做分析比较

·产品有关参数测试

·最终用户的使用体验

·潜在的、可见的订单

5、正确心态： 不是只有带来订单的样品投入才有价值

·想想做广告吧。只有让更多的人知道，才有可能有更多更好的效果。

·即便暂时没有订单，也可以通过客户反馈，了解目标市场的最新行情、产品需改进的要素及产品线的R&D方向。

·有些产品如纺织品，需作成分检查;如手机，需经过相关入网测试(一般2-3个月)，所以需耐心等待。

二、寄样和无需寄样的几种情况

(一)、不需寄样的情况：

这类大概均属“素昧平生”型的。这种情况比较普遍，相信大家早已有所耳闻，就是说以前根本没有联系的贸易公司突然以传真的形式(或类似形式)表示对您的产品感兴趣。具体我想还可以分两种：

1、“单口相声”类：

概念、特征：希望能够提供样品供检测，同时要求提供公司简介、营业执照、法人名片等资料，通常有固定格式。如果寄样品过去，那么会很快得到答复，并要求去该公司所在地签定合同(从收到样品到下单的时间可以用神速来形容。

评价：这些公司一般都是自己有办公场所，但他们不是真正做生意的。至于为什么这样，我还在苦思冥想中……

这种实体一般是挂着香港等企业分公司的牌子，沿海地区较多。

2、“双簧”类：

概念特征：这种比上面的“单口相声”要高明一点点(一点点而已)。顾名思义，这里需要两方面的密切配合。即A厂(没有联系过的)突然电话告之曰：“我方为一生产厂家，现在需要你方作我方的XX区销售独家代理。(云云)……”正当你困惑之时，有一另外一单位--称B厂(同样没有联系过)电话告之急需什么什么产品，而这种产品正是A厂提供的;这样一来，你对A厂的怀疑也许就会被B厂的 询盘 所掩盖，这样就上钩了。然后你就会be led by the nose.甲乙两方你来我往，好似双簧，吃亏的当然不会是他们。

评价：甭管大骗还是小骗，总之他们的宗旨是“骗就一个字”!这种情况主要发生在内陆地区。

对于这两种骗术其实很容易防范，只要大家不要贪图小便宜就好。要知道努力之后都不一定有成果，何况送上门来免费的午餐?

(二)、应该寄样的情况：

1、自己联系的国内、外公司，在经过几次磋商( 询盘 、报盘、还盘等)后，为了使客户更深入地了解自己的产品，可以考虑送样!这一种情况应该是比较正常的情况了。

2、对于一些规模较大、在行业范围内较有名气的客户，要主动出击，主动拜访，主动递上资料，否则抢不到先机，在市场竞争中恐怕就落入困境了。

如果是自己主动寄样，所寄的样品也不一定太多，有代表性一点，或造型新颖一点就可以了。但样品的质量一定要保证，要知道样品它代表的就是你们公司，样品不好，等于给你们公司的名称上贴上了劣等标签，给对方留下不好的第一印象。第一印象一旦形成，以后可能很难改变了。所以大家一定要注意给客户的“第一印象”——样品的质量。

如果是客户要求寄样，应该尽量满足对方合理的要求;注意，我这里讲“合理”，如果对方一次性要几十种样品，工厂可能不会一下子拿出这么多产品，或是基于费用的问题也不想拿出太多，这样就需要同对方商量一下。有的客户会同意寄几款有代表性的;有的客户仍然全部都要，但可以给你时间让你准备或是分批交样。在这种情况下我还是赞成尽量满足客户要求的。

(三)、可寄可不寄的情况：

实际上，在与一部分潜在客户打交道的过程中，你会感到做出寄样的决心与做出不寄的决心几乎相等的情况，我把它单独归纳出来。

这里，潜在客户要么不大，要么产品不是十分的匹配，联系可能也不太频繁和热烈，所以让人提不起精神来。我想这种情况就会体现出企业宗旨的差异了。如果说你的工厂规模较大，样品费几乎不是问题，完全可以负担得了，而且工厂也希望通过各种途径扩大企业的知名度，那就不妨一试，毕竟这也是一个机会;但如果你的工厂没有过多富余的资金，或没有专门的这项预算，企业也是本着稳妥的市场开发方针，那就不必寄了。

这两种寄与不寄也没有什么好与不好的分别，这是不同企业情况所体现的差异，这种差异的存在也是完全正常的。

但一些人秉着“工厂要有骨气”的思想，说碰到不付样品费的就不寄样，这种一概而论的观点未免偏颇。毕竟你是在给自己(的工厂)联系业务，到时候没钱赚亏的也不是别人，干吗要义气行事呢?这跟骨气没有丝毫的关系。

三、面对样品费的苦恼

供应商面对样品费更苦恼!供应商是如此想的。

1、考虑成本。面对一个接一个的 询盘 ,样品,运费这是一块大的开销。满腔的热情和期望,而后一次次只是集市飘然而过。谁不心痛.谁还有心情?

2、考验采购商的诚心。一个真正的采购商谁会在乎这么一点运费!而且有的供应商都有个考虑,如果采购商继续给予定单的话,样品费是免费的,在付款时扣。

3、防COPY。 中国的供应商之间,竞争者之间,COPY是很平常的,拿来,借来,偷来主义。借着样品采购,COPY供应商的产品。

寄样中：检疫报关、寄送方式

如何选择最佳寄样方式?如何办理进出口商品检验?

一、寄样准备

1、样品确认很关键

·确认客户需要的样品型号及规格，包装、说明书、每单数量要求、形式发票的格式等细节不容忽视。

·必要时可结合邮件及光盘、照片。

2、取样原则

·样品要有代表性，是从批量生产的产品中抽样而得。

·保证待寄样品的质量是严格符合客户要求的。

·制作样品标签。

·要留样品及其生产批次等相关资料以备日后核查。

3、与客户确认寄样地址

贸易中介等往往存在公司地址与寄样地址不一致的情况，一旦错寄会严重影响你的商业机会。

二、一般的样品寄送方法

1、邮政的航空大包：价格较便宜，航程大约在两周左右(不含目的国的 海关 检验和其国内的邮政递送时间)。此方法可适用于大宗的低值产品寄送。可在各地邮局办理。一般商品(非危险品)可正常寄送;如系普通化工品，仅需要出具一般的品质证书(证明其无毒、无害、无爆破性等)，便于 海关 查验核实。如系危险化工品或者疑似危险化工品(如：钛白粉)，需要出特殊的证明，以及特殊托运。

注明：最小邮寄重量是2公斤，20公斤为一个限重单位。如超出部分，需要另行打包计费。

2、航空快递：分为国内邮政的国际EMS和国外大快递公司(如：FedEx_联邦快递，DHL_敦豪快递,TNT等)，其费率大致相当。较邮政的航空大包费用贵。只是若与快递公司有协议，可有折扣价。时间大约是一周左右(或者3~5天)。如系普通化工品，仅需要出具一般的品质证书(证明其无毒、无害、无爆破性等)，便于 海关 查验核实。如系危险化工品或者疑似危险化工品(如：钛白粉)，需要出特殊的证明，以及特殊托运。

注明：对限重单位有要求。

寄送样品的运费支付方式：

1、预付(Freight Prepaid)：寄件方缴付所需邮寄费用。此支付方式多用于寄送费用低，客户信誉好或老客户，成交希望大的情况下。

2、到付(Freight Collect)：收件人交付所需邮寄费用。此支付方式多用于寄送费用高，客户信誉差或新客户，成交希望无法确定的情况下。

三、如何办理进出口商品检验?

办理进出口商品检验，是 国际贸易 中的一个重要环节。关于出口商品的检验，其程序如下：

1、商检机构受理报验。首先由报验人填写“出口检验申请书”，并提供有关的 单证 和资料，如外贸合同、 信用证 、厂检结果单正本等;商检机构在审查上述 单证 符合要求后，受理该批商品的报验;如发现有不合要求者，可要求申请人补充或修改有关条款。

2、抽样。由商检机构派员主持进行，根据不同的货物形态，采取随机取样方式抽取样品。报验人应提供存货地点情况，并配合商检人员做好抽样工作。

3、检验。检验部门可以使用从感宫到化学分析、仪器分析等各种技术手段，对出口商品进行检验，检验的形式有商检自验、共同检验、驻厂检验和产地检验。

4、签发证书。商检机构对检验合格的商品签发检验证书，或在“出口货物 报关单 ”上加盖放行章。出口企业在取得检验证书或放行通知单后，在规定的有效期内报运出口。

根据进口商品登记规定，进口商品的检验分两大类。

一类是列入《种类表》和合同规定由我国商检机构检验出证的进口商品。进口商品到货后，由收货、用货或其代理接运部门立即向口岸商检机构报验，填写进口货物检验申请书，并提供合同、发票、提单、装箱单等有关资料和 单证 ，检验机构接到报验后，对该批货物进行检验，合格后，在进口货物 报关单 上加盖印章，海关据此放行。

另一类是不属上一类的进口商品，由收货、用货或代理接运部门向所在地区的商检机构申报进口商品检验，自行检验或由商检机构检验，自行检验须在索赔期内将检验结果报送商检机构，若检验不合格。应及时向商检机构申请复验并出证，以便向外商提出索赔。

四、寄样实例

一般来说对于寄样笔者是比较慎重的。即使是老客户要求寄样，如果样品费用、邮寄费用较高的情况下，我们一般是要求客户付样品费的，而且客户也能理解。而如果是价值较低、运费较低的，我们一般要求工厂免费提供样品并邮寄给我们。我们再转寄客户。当然，如果工厂有特殊的要求的情况下，我们会和客户说明，如果客户被说服，还好办。否则，这种情况下我们就会进行选择了，如果报价较低，并可免费提供样品的工厂我们会优先选择。再次就是选择报价低，或是质量合适的;当然有时也视其它情况，比如工厂的位置，工厂的诚信等条件，综合考虑。

至于预付样品费，等签订合同后再双倍返还的制度，我们有时对客户也是这样要求的。但是一般来说只有和我们长期合作的客户能够理解。新客户的话一般是不会信任我们的。因此也有不少单子在这种情况下到寄样就打住了，无法再谈。这种情况下就需要外贸公司自已承担一部分的风险，如果可以肯定客户的诚意，公司决策层有信心、有实力去拿这个单子，就应该尽早决定，独立承担费用，或是说服工厂分担。这种情况下，如果工厂能主动承担一部分责任，或是从技术、行业的角度上帮助外贸公司分析该交易的可行性和风险性，那就更加完善。

例如去年有一个美国外贸公司帮助客户在中国寻找OEM厂商一事找到笔者，客户一开始就了解笔者是外贸公司，相当于中间商的角色，但是鉴于我能提供及时有效的服务，还是同意与我合作。由于该产品必须通过寄样来确认质量，所以在我报价得到客户的确认后，客户要求寄出样品后再来中国考查工厂并签订代理协议。但是工厂最后在寄样一事上而卡住。而导致该项目无法继续洽谈下去。

笔者最后对这件事分析，感觉寄样无法成功的主要原因是因为中间环节太多(我甚至已经说服公司支付工厂样品费和免费给客户寄样，但是事后一想，觉得哪怕是寄样成功，成功下单的可能性也只是50%，所以说没寄成样也不一定是坏事)，加大了不确定因素。所以在寄样时，一定要确认中间环节的多少，最好是终端对终端，即工厂对直接用户，或是中间有一家外贸公司，但是再多，成功的可能性就会变小。但是在这件事上，笔者感觉工厂的支持没有显现出来，至少他们应该在我提供了客户大致信息后，主动地给我提出相应的建议，甚至在我提出支付他们样品费时，主动作一些表示什么的。这种合作情况下，可以减少供货商方面的不确定因素，而提高成功率。

总之，笔者认为外贸和工厂不应该是冤家，或是陌路人。而应该在有选择、有了解的情况下成为一种暂时或长期的结合体，合力促进贸易的进行。只要大家有钱赚，何乐而不为呢?

寄样后：跟踪、下单、改进

如何避免样品寄出后石沉大海?

一、及时通知很重要

1、用邮件或快递底单第一时间通知客户你的发样信息，包括Courier 的样品跟踪号码何时发送，大约何时到达等信息。

2、形式发票也不可少. 形式发票除了是客户清关的必需单据外，也是出口商样品管理的重要记录。

3、请客户收到样品后确认。

二、样品管理

1、可设计样品管理表，包括送样国别、客户、样品名、样品的版本及生产批次、样品数量、金额等。

2、妥善保存好形式发票，用以留档。

3、客户对样品的评估内容也应增加到样品管理表中。

三、跟踪样品情况

1、询问样品顺利到达与否, 表达对客户的重视程度，体现外贸的专业精神，避免被忘记。

2、以质量检测报告跟进客户端的样品进展情况(准入测试、终端用户使用体验、参展等)。

3、客户对样品的评估，满意不满意都想办法让客户给出具体说明。

四、建立稳定联系

1、不管短期内有无订单，尽量与拿样客户建立起一种稳定的联系，不间断通知公司的产品线新情况。沟通的频率很重要。

2、让客户有少不了你的感觉，因为电子商务的存在使得客户始终面临无数诱惑。