信息来源《世界经营者》
1.文体介绍
人员出访，常常需要事先与要见面的人或公司进行预约。这类预约e-mail较易写，只要做到清楚、简洁、礼貌就行。它一般包括下列内容：
（1）请求约会并说明原因。
（2）建议确切的约会时间和地点等。如果你的时间比较充裕，预约时可给出你可接受的时间由对方决定。
（3）请对方答复并进行确认。
回复这类电子邮件可分为接受和拒绝两种。接受的内容一般有：表明来信收悉；表示接受；重述具体时间、地点等；表达希望会晤或感谢的心情。拒绝的内容一般包括：表明来信收悉；说明拒绝的原因；致歉。
当要变更预约时，应说明变更的原因，同时致歉。
2。实用范例
（1)subject:RequestforanAppointment
DearMr.Smith
IamscheduledtovisittheU.S.onbusinessattheendofthismonth,andwishtocallonyouatyourofficeonthatoccasion.
IwillbearrivinginWashingtononoraroundAugust20andstayingthereforaboutaweek.ItwouldbeverymuchappreciatedifyouwouldkindlyarrangetomeetwithmeeitheronAugust22or23,whicheverisconvenientforyou.Ifneitherisconvenient,couldyoupleasesuggestanalternativedatebyreturnE-mail.
Thankyouinadvanceforyourkindcooperation.IamlookingforwardtomeetingyouinWashingtonsoon!
Sincerelyyours,
Lilei
GuangzhouTradingCompany
主题：请求约见
亲爱的史密斯先生：
我预定这个月底出差赴美，希望届时能到贵公司访问你。
我预计在8月20日或其前后抵达华盛顿，大约停留1周。若方便的话，望你能挤出时间在8月22或23日与我见面，我将十分感谢。假如这两天都不行，请以电子邮件回复并告知其他日期。
先在此谢谢你的大力协助，期待不久在华盛顿与你见面！
你真诚的
李蕾
广州贸易公司
（2)Subject:URGENT-NeedtoChangeAppointment
DearMr.Zhang,
WithregardtoourappointmenttovisityourChina’sfactoryonAugust2,IregretthatImustaskyoutochangethedatetoAugust3duetoanunexpectedmatterthatrequiresmypersonalattention.
I’mawfullysorryforthislast-minuterequest,butIhopeyouwillbeabletomeetwithmeonAugust3ataround10:00am.Ifyouarenotavailable,willyoupleaseletmeknowbyE-mailasap?
Hopethiswillnotcauseyoutoomuchinconvenience.Thankyou.
Bestregards,
JamesBlack
Director,OverseasOperations
WashingtonMotors,Inc.
主题：紧急-----请求变更约会
秦爱的张先生：
原定于8月2日访问贵公司中国工厂的行程，因有突发事件必须亲自处理，在此不得不恳请你将日期改至8月3日，实在抱歉。
在最后一刻才提出这个要求，实在非常抱歉，但我希望你能在8月3日10点左右与我见面。若有不便，请尽快以电子邮件告知。
希望这不会带给你太大麻烦，谢谢。
詹姆斯。布莱克
海外部经理
华盛顿汽车有限公司
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