(一)展览主办单位应具备的资格
外经贸部或中国贸促会主办的赴国(境)外全国性综合或专业展览；各盛自治区、直辖市及计划单列外经贸委(厅、局)，可以本盛区名义举办出国经贸展览会和组织本地区的企业参加国际博览会；中国贸促会地方分会可组织本地方的进出口公司和企业参加博览会、国际经贸展览会，也可受地方政府委托举行本地区综合性办展活动；中国贸促会各行业分会可举办本行业范围内的专业性出国经贸展览会和参加国际博览会；全国性专业外贸进出口公司(包括工贸总公司)以及各进出口商会、中国外商投资企业协会，经外经贸部授权后可以组织叁加有影响的国际博览会和举办专业性展览会，但不得跨行业组展。
除上述单位外，其他单位不得主办赴国(境)外办展活动。国(境)外机构、企业或个人不得在中国国内招揽和组织企业或个人赴国(境)外举办或参加办展活动。
主办单位的主要职责是：根据外经贸发展战略和开拓市场的需要，结合本地区、本单位的业务实际，制定并负责向外经贸部申报赴国(境)外办展活动计划，选定参展的企业和商品，审核展览的承办方案，监督和检查办理活动的效果。
根据外经贸部的有关规定，主办单位应根据自己的组织能力拟定办展活动的计划，不得举办超出自身组织能力的大型展览。严禁买卖或变相买卖办展的批准文件。
(二)展览承办单位应具备的资格
展览的承办单位，应是具有外经贸部授予的对外展览权，并已有承办此类活动的经验、信誉好的企业。国家部分所属的外贸(工贸)总公司可推荐一家子公司，各省市外经贸主管部门可推荐一至两家省级外贸企业或广告、展览公司，报外经贸部进行资格审定后作为承办单位。企业性质的主办单位可以承办自己主办的展览。承办单位的主要职责是：根据主办单位的要求，具体办理布展、运送展品、广告宣传、现场展示、安全保卫，并负责安排参展人员的食宿交通、办理出国手续等工作。
(三)参展单位和人员应具备的资格
参加展览会的单位，必须是具有外经贸经营权的各类外贸企业、生产企业和在外商投资企业。供货、协作单位的人员可以作为参展单位的邀请人员参加展览会。参展人员应是主管业务的领导和懂外语的业务人员。参展团组每个标准摊位人数不超过两人。
(四)赴国外参展、办展活动的审批程序和申报文件□□赴国(境)外举办和参加展览，须经外经贸部审查批准。具体审批程序采取预审和终审两种形式：预审是对主办单位开展前期准备丁作的审批；终审是根据审批条件，视准备工作情况予以许可的审批。
原则上每年集中审批两次。主办单位在征求驻外使、领馆意见后，于4月底和9月底以前将下年度出国(境)参加国际博览会、国际经贸展览会的计划报送中国贸促会汇总协调；各盛自治区、直辖市及计划单列市外经贸委(厅、局)以盛区、市名义举办的出国经贸展览会，报送外经贸部(发展司)汇总后统一交中国贸促会协调。申请报告应包括以下主要内容：主办单位、承办单位、办展名称、展出时间、地点、内容、规模、参展人数、可行性方案、经费预算、在外停留天数、出访路线等。外经贸部于?月底和12月底之前将预审通知书批复给各主办单位。
各主办单位凭预审通知书进行招展的准备工作，并须于开展3个月前将终审材料报外经贸部审批。终审材料包括：参展单位名单、展品大类清册、经费收支、国(境)外协办单位情况(背景材料、资信情况、展览服务能力)等。外经贸部在材料收到之日起1个月内决定是否给予正式批复。
主办单位在得到外经贸部正式批复文件后方可开展对外的实质性工作，如发布办展信息、承诺或签订协议，以及办理出国(境)的有关手续等。活动计划一经正式批准，要严格执行，不能任意更改，必须报外经贸部批准。根据国务院有关严禁公费出国旅游的通知精神，出国展团人数及在外停留天数应严格控制，各办展单位应严格按外经贸部正式批复核准的人数和在外停留天数办理有关手续，不得擅自增加。各主办单位应在展览结束后1个月内将赴国(境)外参展、办展活动的总结报告报送外经贸部，作为下次审批的参考。
