如何回复各类询盘

询问信

此类询盘大都以询问的形式发出。特点是:没有称呼也没有具体产品询问, 只是对公司产品感兴趣, 标准的询问函模式, 要求传一份报价单或者宣传册到他邮箱。

例如:

Dear Supplier:

We introduced ourself as one of the biggset wholesalesalers in xxxx.we are interested in your products and pls send us your pricelist.

对于此类询盘基本上可以定义为:无价值询盘。

客人一般是刚刚入门或者是没入行的来了解下行情, 所以大不必放太多精力。回复此类询盘也就套用一下基本格式或者没时间不作回复也无大碍。

客人委托阿里巴巴网站的询盘 (系统匹配序盘)

阿里巴巴为国外客户省下时间和精力, 客人可以把自己大概意思提交阿里巴巴网站, 然后网站会自动发给符合条件的供应商。此类询盘只能说明客人有购买此商品的意向。

例如:

Long rich international enterprise ltd has just posted a request for quotation on Alibaba.com matching your products.Send this Buyer your quotation today to make sure you stand a good chance of securing this deal.

客人一般是刚刚入行, 想尽可能的收集一下产品信息或者是正在比较此类产品能否列到采购清单中。当然也不能太绝对, 少数有系统匹配的询盘也能够结识具有采购意向的客人, 但是这个概率是非常小的。因为自己连询盘都懒的发的客人想必价值也不会高。

回复此类询盘, 方法同上但是可以适当加入一些公司规模或者发展情况的介绍。一方面出于礼貌, 另一方面万一客人真有意向采购的话可以加深客人的印象。

针对产品群发的询盘

客人在自己国家可以在阿里巴巴网上群发询盘, 所有符合条件的供应商都会收到其询盘。可想而知, 竞争是相当激烈。当然, 客人的价值相对于前两种要高一点。需要注意的是这类也是目前阿里巴上占的比例最多的询盘。

这类客人基本可以列入有采购意向, 但是还在徘徊或者比较阶段。对于这种情况, 在回复的时候可以稍微注意一下可以把客人列为意向客户。

回复此类客户, 可以用事先准备的模板回复。一可以节省大量时间和精力, 二也可以因为回复了太多不注意而失去一个意向客户。

同行套价的询盘

这类询盘主要是同行之间为了竞争去了解彼此的各方面信息。此类询盘一般会列有很详细的采购产品的信息, 而且称谓、署名都非常规范, 甚至可以拿去作范本。稍不留意, 外贸业务员就会当做重点客户来对待, 这样就有点得不偿失了。

兵书有云:兵不厌诈。再完美的“诈”都会有破绽。这类询盘的破绽就在个人信息上。一般不会有很详细的个人信息 (电话、地址、邮编等) 。

如有个询盘资料里写的是美国, 内容详尽, 最后邮箱却是fuji@yahoo.com.cn, 所以也就没有必要回复了。

套底价的询盘

这类询盘, 一般来说价值比较高。但是实际数量可能和询盘里说的相差甚远, 甚至有可能都不够你们的最小起订量。

此类客人一般都很有经验。他们知道中国产品的价格很大部分取决于数量。因此他们一开始会给外贸业务员一个“美丽的陷阱”, 业务员要是一不小心上当, 把底牌摊出去了, 到时候再提价格就是一件非常难的事了。

对付这类询盘, 业务员们要做到不卑不亢, 不管数量多少先别轻易把底价告诉对方, 或者在报价过程中给自己留一点余地。如在报价单上加个有效期, 或者注明价格不含包装等这样的回复客人都是比较容易接受的。

重点询盘

此类询盘一般会有详细的产品信息, 及价格条款。此类客人一般都是比较专业, 无论对产品还是行情都了解的比较透彻, 并且价值非常高。

回复这类询盘要慎之又慎。仔细阅读客人的问题 (产品规格, 材料, 包装, 交货时间, 付款条件等) 然后一一解答。回复一定要简单明了, 尽量用公司的名义做到回答干练专业。这样会给客人留下一个很好的印象。

其他细节

最细小的地方最容易被遗忘。注意细节虽然不能起决定性作用但是往往作用却不小。在回复客人询盘的时候还要注意以下几方面的问题。

称谓:在收到询盘之后, 很多人会很习惯的用DEAR SIR/MADAM。阿里巴巴网站在每一封询盘上都会显示询盘的发送人及所在公司的一些信息。那我们既然知道了客人的名字, 为什么不用DEAR MR./MS.XX呢?

及时:客人发出一封询盘后, 会收到千百封回盘。那么如何在那么多的回复中脱颖而出呢?很重要的一点就是:第一时间回复。客人的习惯往往是重点查看前10封回复, 之后的回复基本属于浏览性质。所以, 早一点回复, 就多一份机会。这是非常重要的一点。

语言:一封询盘过来, 外贸业务员都能知道客人是属于哪个国家的。所以最好能在回复正文后加上用客人的母语对此进行翻译。试想, 如果你发出一份询盘, 在一大堆英文回复中, 看到一封英文回复加中文翻译, 是不是会感到特别亲切, 从而对此供应商的印象特别深刻呢?

总之, 每一封询盘都是一个机会, 外贸业务员应该做到正确分析每一封询盘并且用心回复, 使自己的业绩出类拔萃。

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