会展大咖说｜许锋：三次延期的会展三新展做对了什么？

时间：2022-01-20人气：作者：

1月11日，延期三次的2021中国会展活动新技术新设备新服务展览会暨中国会展跨界合作交流峰会（简称会展三新展）在杭州国际博览中心落下帷幕。

作为会展三新展组委会秘书长，笔者在回溯一波三折的举办过程中感受到了新冠肺炎疫情背景下会展活动受到的影响，也真切感受到会展行业展示新技术、新设备和交流创新会展的迫切愿望。有鉴于此，笔者愿就延期举办会展活动的体验与业界交流探讨。

首先，公布确切的延期举办时间。会展三新展原计划于2021年8月24日至25日举办，却因为去年多起局部疫情而不得不延期三次。

首次延期是因为2021年6月南京、扬州等地发生疫情。2021年8月4日，组委会宣布会展三新展延期至2021年11月16日至17日举办，地点仍是杭州国际博览中心。

去年国庆节后，由某旅行团在内蒙古额济纳引发的新一轮多地散发疫情，波及多个省区市。一直相对安全的浙江在10月底也出现了疫情。10月31日，杭州国际博览中心所在的杭州市萧山区出现一例病例。于是，距第一次官宣延期3个月，组委会11月4日再次宣布将会展三新展延期至2021年12月20日至21日在杭州国际博览中心举办。

2021年12月7日，笔者在北京参加中国会展品牌发展大会期间得知杭州萧山区又出现2例确诊病例和3例无症状感染者（此前宁波已有多个确诊病例）。第二天，南京出现一例确诊病例。2021年12月10日，组委会第三次宣布会展三新展延期至2022年1月10日至11日举办。

根据上述回溯，会展三新展每一次因受疫情影响延期举办，组委会都宣布新确定的展期，而不是“日期待定”。此举是出于两方面考虑：

一是给客户（展商、观众、参会者）明确的举办时间，让客户相信这个展会是一定要举办的，他们可做相应的准备，如安排时间和人员、申请出差、请款、物料准备等。当然，这种做法不一样适用于所有展会，但如果宣布“日期待定”，客户就可能误以为这个展会办不了，也就不再把参展参会记在日程上，人员、预算就安排到别处了。等到宣布确定的日期后，客户很可能是人员已有其他安排，预算也没了。

二是给团队以明确的工作计划和节奏，使其不松懈。每一次宣布延期举办，组委会都按照新的展期重新设计工作表，抓大放小，即抓重点客户，不在参展参会意向不强烈的客户身上花时间。

每次宣布延期，都让自己特别被动。说实话，每一次宣布会展三新展新的举办日期，都是把自己架在火上烤，不留任何退路。2021年的11月、12月均未能按期举办，笔者所在团队的压力可想而知。

疫情背景下，举办会展有太多不确定性。正是这种不确定性，才让客户有预期。如此，客户对展会组委会的信心和期待自然大不一样。

人数“受损”，参展参会效果却不受损。北京华恺国际展览有限公司、杭州国际博览中心会展策划有限公司作为会展三新展承办单位，为保障疫情期间安全，2021年12月下旬在向当地政府有关部门递交报批材料时大幅压缩了参展参会人数。因此，第三次宣布延期后到今年1月10日会展三新展开幕当天，组委会的宣传力度减弱了，此举既是为了保障展会期间的安全，也是出于对参展参会人员人身安全考量。

对于参展、参会、观展的业内同仁，组委会要确保大家不会失望。这里需要注意两点：第一，如何吸引观众和买家？除了展商自己邀约，组委会在现场组织了不同主题分论坛、活动，以满足与会者交流沟通的愿望。比如，把原本列入收费的峰会日程内的精品讲座改为免费，并与讲师沟通每天一场、同一内容。同时，增加了形式新颖的“八仙桌·营火”。这个点子源于国外。组委会布置了一张八仙桌和四条板凳，原本只能坐一个分享者和七个观众，但现场每次都有很多人围着八仙桌来参与，有的自己搬来椅子，有的干脆站着聆听或提问。

第二，同期会议论坛质量不打折。其中，《外贸知识">外贸知识》在展会现场举办的“外贸知识">外贸知识品牌栏目《创新会展》圆桌论坛——深度数字化时代：会展创新·洞见未来”，邀风语筑副总裁兼总策划师宋晓东、杭州市国际会展博览集团董事长李健、拼格创意科技创始人刘志良等新锐人物做分享。上海东浩兰生会展集团股份有限公司总裁陈辉峰表示，这个圆桌论坛非常有意义，将元宇宙的解读与应用讨论得很清晰。

最后，我们还做对了一点，就是现场防疫。做好展会防疫，耗资多少都值得。为办好此次会展三新展，杭州国际博览中心承担了较大压力。其团队既有经验又有责任心，提出了切实可行、周全完备的防疫流程和要求。会展三新展期间严格执行这些要求，如组委会在搭建期间每天核查施工人员的行程卡（因为每天防疫要求都不同），一个较大展台的施工进程还因此受到影响。再如，报到期间，组委会现场劝返了部分来自（或近期到过）深圳、天津、郑州等地的观众和已经交了会议注册费的参会者，确保会场环境健康安全。