从2001年到2020年这20年间，连锁零售企业发展突飞猛进。但去年受全球新冠疫情影响，中国社零总额同比下降3.9%，其中，商品零售总额同比下降2.3%，为35.2W亿人民币。为应对疫情对市场带来的冲击，不少连锁零售企业陆续将“私域运营”打造为企业增长的新抓手，以期破局突围。
但对于大多数传统连锁零售企业而言，其本身在供应链上没有生产、加工、制造等增值环节，利润主要来自于企业的“采销之差”。因此，当“私域运营”助力连锁零售企业“开源”试图提高企业销售收入时，如何在采购环节实现“节流”以降低企业采购综合成本，规范采购工作，对于连锁零售企业经营也起着至关重要的作用。而数字化采购给出了不同视角的答案。
企业数字化采购领导者甄云科技目前已助力国内外多家连锁零售企业实现采购数字化转型，本文通过对这些企业案例的深度剖析，给连锁零售企业的采购数字化转型提供参考。
01
俯瞰连锁零售企业采购业务场景图
连锁零售行业本身巨大无比。从细分业态上看，有以“万达广场”为代表的购物中心业态，有以“王府井百货”为代表的百货业态，有以“大润发”为代表的大卖场业态，有以“永辉超市”为代表的商超业态，有以“全家”为代表的便利店业态，甚至还有“鞋服零售”、“时尚零售”等等业态。
但无论哪种业态，核心运营模式都大体可以抽象为门店侧与供应链侧。门店是零售商与终端消费者的交汇场所，也是企业经营者扩张生意版图的一种重要方式。供应链侧则主要负责支持门店的正常运营，其中包括采购、质检、仓储、物流、调拨补货等。采购作为供应链执行的起点，重要性不言而喻。甄云科技通过对永辉超市、爱婴室、久久丫、好孩子、美凯龙等多家大中型零售连锁企业的的调研，梳理出一份关于连锁零售行业多维度、立体化的采购业务场景图。
首先，从采购权限主体出发，连锁零售企业为了获得规模效应，实施以“集采为主、地采为辅”的组合方式满足门店经营需求。
从采购的核心目的上分析，总体可以归类为商品采购和企业运营性采购。
从采购物资品类分析，可以分为商品采购;以POS机、自助支付机器为代表的设备类采购;以货架为代表的固定资产采购;以及为满足门店扩张过程中工程采购。此外，门店存在耗材、包材等其低值易耗品的采购，主要特点是单笔金额低，但采购频次高，这类采购被称为长尾类采购。而促销、保洁、日常维保、数字化咨询等采购行为则划为服务类采购。
从流程角度分析，连锁零售的采购业务流程可以抽象为：从采购需求到寻源定商定价，再到合同签订，供应商基于订单的履约，物流方的送货，以及后续的财务对账结算等。
从寻源定商视角分析，新品开发过程中，如果已有供应商无法满足企业需求且采购金额超过基准线，则采用招标流程满足合规要求;如果已有供应商能够满足需求，且过去的合作记录良好，则可以采用询价流程提高效率。
从业务交易主体分析，采购业务的另一端连接着供应商。统计发现，年营收10亿的企业，采购金额大概占营收的10%-30%，常用供应商在180-200家左右，占整个供应商池子的30%。对于长期合作的供应商或战略供应商而言，需要对供应商定期进行绩效考核，以便更好激活供应商的配合度与积极性。
02
实际业务情景-痛点-解决方案
甄云科技通过对连锁零售客户在项目实施阶段的深入调研分析发现，采购在业务过程围绕以下几大情景产生痛点：
甄云科技在服务连锁零售客户时，探寻出满足业务需求及可快速复制的解决方案。
四大情景下，存在以下主要痛点：
情景一：采供双方的往复沟通
痛点一：原始的沟通方式产生的效率问题
在定物定商定价的前提下，传统的采购沟通方式为：首先，在ERP中按照占额配比下采购订单PO，按照供应商维度进行导出，通过邮件的方式将订单发送给不同的供应商;然后，通过电话的方式提醒供应商确认订单，供应商确认订单之后制定送货计划，与采购协商;最后，双方基于协商结果开始订单的交付。在整个过程中，沟通方式以“邮件为主，电话为辅”，且过程中大量重复性执行行为占用了采购的很大一部分时间，效率低下。
方案：在线交互，敏捷协同
数字化采购管理平台(SRM)向前延伸对接OA系统，向后打通ERP，作为供应商与企业内部ERP的信息桥梁。企业采购订单通过SRM分发给供应商，供应商在线确认订单，并做送货计划，采购审批通过即达成一致。同时，基于专门的采购IM协同工具-即刻，实现一对多的实时在线沟通，架起PC系统与移动通讯工具(比如微信)直接的桥梁，以多格式沟通的方式扩大供应商管理半径。
情景二：门店低值易耗品采购流程
痛点二：采购流程冗长
零售门店中的低值易耗品、标品标件通常采购频次较高，但金额低，传统的采购方式由采购部门汇总需求，统一采购，工作量大，订单交付周期长。且需求方无法直接监控物流过程，采购方往往沦落为内部传声筒。
方案：自有供应商目录化采购、电商式采购
采购方上收管理权限，下放执行权限。采购方在寻源结束之后确定供应商与供应商品价格，开放商品上架权限，采购人员审核确定。需求方在商城中按照需求自行采购，预算、库存校验通过即可形成采购申请单，在审批流结束之后由供应商配送，需求方可在线查询物流进程。
其次，对于3C类采购、办公用品类采购、MRO的采购可以引入第三方专业电商平台，如：京东、苏宁、得力、晨光、震坤行等。为需求方提供市场参考价格，toC级别采购体验，极大提高采购效率。同时，发挥企业规模优势，降低采购成本。需求方自行查询物流进度，释放采购时间。
情景三、结算过程中对账数据不平
痛点三：纸质票据，采供双方三单对账操作过程繁琐
在一个账期尾声，传统的结算方式需要供应商线下通过邮件的方法发起请款申请。供应商的销售订单、送货单、应收发票与采购方的采购订单、入库单、应付发票匹配，数据准确是双方进入付款环节的重要依据。传统对账过程中，供采双方经常因为数据不准确而产生分歧。
方案：采购全流程线上进行，系统自动对账
从采购申请PR，到采购订单PO，到供应商送货，仓库验收入库，到财务应付发票全部线上进行，系统自动完成对账，对于差异数据高亮显示，减少对账时间，提高对账效率与准确率。
情景四：门店扩张中的采购
痛点四：门店扩张过程中采购行为的重复执行
连锁零售经常会有新开门店。新店的规划到落地过程中涉及的采购业务复杂，采购品类多样，采购部门需要重新对供应商下采购订单，费时费力。
方案：采购套餐包，企业采购的“再来一单”
设置采购套餐包，在新店采购过程中对采购物资进行微调，删繁就简，提高采购效率。
痛点五：闲置物资浪费
连锁零售企业门店之间会因为地理隔阂产生信息不对称。存在A门店想要购买的某设备或者固定资产是B门店的富余物资或闲置物资，A门店在采购过程中无法对每个门店的库存进行辨别判断，或者无法断定B门店物资使用状态就会造成重复购买，给企业增加不必要的浪费。
方案：门店上架闲置物资，打造企业内部“咸鱼”
有闲置物资的门店可以将物资上架企业商业，需求方可以通过内部交易的形式完成采购行为。
03
甄云连锁零售企业的最佳实践
随着连锁零售企业全渠道的市场战略，营销业务上升产生的压力也会沿着供应链一环一环传导至采购端，单一的人海战术已经很难弥补采销之间的断层。
数字化采购成为连锁零售企业升级采购业务的有效手段。甄云科技已与多家知名零售连锁品牌携手，打造出最佳实践案例。
化繁为简，一站式解决复杂采购
代表企业：某日化连锁企业
“分公司-门店”组织架构及人员的变动频繁，费用分摊难，审批流程复杂;总部-区域-城市-门店四层管理架构，逐级管理与总部垂直管理兼有，权限设置复杂;物流履约形式多样，既有直配，也有仓转配，计价方式也各不相同;采购品类有标品，也有定制;供应商类型多，集团统签、区域统签……
针对这一复杂的采购场景，甄云科技为其打造了统一的数字化采购管理平台，梳理流程，重新设置权限;统一标准，规范操作;建立供应商指标体系，统一管理供应商;物资分类，匹配不同的采购策略。通过该平台，企业所有层级和部门，在统一规范性，各司其职，在同一个标准下实现高效采购。
数据同步，强化多方协同
代表企业：母婴用品连锁企业
该企业以线下门店及电商平台、移动APP、微信公众号等多种渠道，专注为孕前0-6岁婴幼儿家庭提供一站式母婴产品和服。在国内市场，母婴行业竞争激烈，产品更新快，尤其是线上渠道，实时反馈消费喜好，倒逼采购及时高效。因此，该企业一方面需要打通销售与库存的连接，另一方面，需要及时掌握供应商的新品推出节奏。
对此，其与甄云科技合作，基于数字化采购管理平台，销售、库存等数据可共享，提升供应链的柔性水平;实现供应商自助上传产品详细的图文资料及资质证书，企业在线实时审核，提升新品开发的效率。同时，凭借统一的采购合同管理平台，实现合同拟制、审批、签署全流程管理，合同签署效率提升42%，加快了前后端的联动。
数字化升级，提升寻源与验收效率
代表企业：某连锁超市
中国500强企业之一，网点遍布全国，采购规模庞大，供应商众多，且更新频率高，长期以来，依靠传统的线下招投标模式寻源，保证金管理混乱;涉及验收环节，则耗费大量人力物力精力，依然常常出现质量问题。
针对这些痛点，该企业上线了数字化采购管理平台，通过招投标流程建立，解决了线下评标工作量大、招标公告发布渠道少、保证金管理混乱等问题，提高了评标人员工作效率，扩大了招标辐射范围，并使得保证金管理有源可循。同时，解决了线下验收、线下结算，人工对账等问题，提高了验收凭证入账的及时性。通过系统生成工程成本凭证及供应商对账申请工程款，提高财务核算部门入账及工程款结算效率。
